Verhaltenskodex

Unsere Standards bei allen Geschäftsaktivitäten:

  • OXEA sieht sich als dynamischen Wettbewerber auf dem Markt mit einer hohen Verpflichtung gegenüber Mitarbeitern, Kunden, Geschäftspartnern und der Umwelt.
  • OXEA bekennt sich zu den Grundsätzen und Management-Praktiken des verantwortlichen Handelns und nachhaltiger Entwicklung (Responsible CareTM and Sustainable Development).
  • OXEA verbessert kontinuierlich ihre Systeme, Arbeitsabläufe und Prozesse, um die Qualität von Produkten und Dienstleistungen zu steigern und die Anforderungen ihrer Kunden und Stakeholder umfassend zu erfüllen.
  • Wir sind bestrebt, den Wert unseres Unternehmens zum Nutzen unserer Mitarbeiter und unserer Stakeholder kontinuierlich zu erhöhen.
  • Unsere Mitarbeiter und die gute Zusammenarbeit untereinander verstehen wir als größtes Kapital.

 

Diese Unternehmenswerte begleiten uns tagtäglich und sind Grundlage all unseren Handelns:

  • Keine Kompromisse bei Umweltschutz, Gesundheit, Sicherheit und Arbeitsschutz. Sicherheit hat höchste Priorität.
  • Vertrauen in die Menschen bei OXEA und ihre Arbeit gehört zu unserem alltäglichen Miteinander. Wir fördern sinvolle Entscheidungen und Ideen. Mitarbeiter sollen – wo immer möglich – eigenständig und eigenverantwortlich handeln.
  • Wir behandeln alle Menschen mit Respekt, Ehrlichkeit und Wertschätzung. Kulturelle Unterschiede verstehen wir als Bereicherung.
  • Kommunikation ist keine Einbahnstraße: Wir sind pragmatisch, glaubwürdig und tauschen Informationen sowie Wissen aktiv untereinander aus.

 

Unsere Verhaltensgrundsätze im beruflichen Alltag:

  • Wir halten uns an alle Gesetze und internen Richtlinien, die für die Aktivitäten des Unternehmens einschlägig sind. Wir werden keine Aktivitäten durchführen, von denen wir wissen oder wissen sollten, dass sie Gesetze oder interne Richtlinien verletzen.
  • Wir vermeiden Situationen, die zu Konflikten zwischen persönlichen Interessen und den Interessen des Unternehmens führen können, und vermeiden Handlungen, die dem Unternehmen Schaden zufügen können.
  • Wir halten uns bei der Arbeit an die gesellschaftlich anerkannten ethischen Grundsätze. Diese betreffen ethisches und moralisches Verhalten in verschiedenen Situationen.


Im Folgenden werden diese Prinzipien eingehend beschrieben. 

Die Geschäftsführung der OXEA hat zu gewährleisten, dass alle Mitarbeiter diese Prinzipien zur Kenntnis nehmen, verstehen und beachten. Die Verantwortung für die Umsetzung und Einhaltung im Berufsalltag wird jedem einzelnen Mitarbeiter und den jeweiligen Vorgesetzten übertragen.

Die Einhaltung der Werte und Prinzipien des Unternehmens ist ein wesentliches Element für unseren Erfolg.

Verstöße gegen den Verhaltenskodex sollen ungeachtet der Stellung der Person, die für den Verstoß verantwortlich ist, gemeldet werden und werden umgehend untersucht. OXEA wird, soweit nicht gesetzlich vorgeschrieben, die Identität von Mitarbeitern, die einen Verstoß melden, nicht bekannt geben.

Aus dieser Meldepflicht entsteht weder dem Einzelnen ein Nachteil, noch werden Mitarbeiter dafür kritisiert, wenn die Meldung von Verstößen gegen den Verhaltenskodex zu Geschäftsverlusten führt. Jeder Versuch, Mitarbeiter daran zu hindern, ihrer Meldepflicht nachzukommen, wird als arbeitsvertragliche Pflichtverletzung gewertet.

Verstöße gegen den Verhaltenskodex können dem Unternehmen erheblichen Schaden zufügen, zu geschäftlichen Verlusten führen und OXEA in der Öffentlichkeit in ein schlechtes Licht setzen. Verstöße gegen den Verhaltenskodex werden in keiner Weise toleriert. Bei Verstößen gegen den Verhaltenskodex muss mit disziplinarischen/arbeitsrechtlichen Maßnahmen gerechnet werden, die bis zur Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses gehen können. Gesetzwidriges Verhalten kann strafrechtlich verfolgt werden.

Als Mitarbeiter müssen wir daher eine Sensibilität für jene Situationen entwickeln, die zu einem illegalen oder unmoralischen Verhalten führen können oder im Widerspruch zu unseren Werten stehen. Wir müssen darauf achten, solche Situationen zu vermeiden. Wir haben die Pflicht, jeden Verstoß gegen den Verhaltenskodex dem Compliance Council zu melden. Außerdem steht jedem Mitarbeiter die Möglichkeit offen, einen anonymen Hinweis an die OXEA-Whistleblowing-Hotline entweder per E-Mail oxea.compliance@wwwmailer.de oder telefonisch zu geben (international gebührenfrei) 00 800 / 800 50 606.

Beide Kanäle werden von einem externen Dritten verwaltet. Alle eingehenden Hinweise werden in anonymisierter Form an den Leiter der Rechtsabteilung weitergeleitet.

Bei allen unseren unternehmensbezogenen Tätigkeiten verpflichten wir uns dem Unternehmen gegenüber zu Loyalität.

Zu Interessenkonflikten kann es kommen, wenn die Loyalität gegenüber dem Unternehmen von persönlichen Interessen beeinflusst wird. Daher verpflichten wir uns, Beteiligungen und Beziehungen zu vermeiden, die dazu führen könnten, dass wir nicht mehr unabhängig, d. h. im Sinne des Unternehmens, entscheiden können.

Sollten persönliche Interessen oder Umstände zu einem Interessenkonflikt führen, sind wir verpflichtet, die Rechtsabteilung oder die verantwortliche Person des Compliance Council unverzüglich davon in Kenntnis zu setzen, damit geeignete Maßnahmen zum Schutz des Unternehmens und des Mitarbeiters ergriffen werden können.

Zu Interessenkonflikten kann es in folgenden Situationen kommen:

  • wenn ein Mitarbeiter oder ein Familienangehöriger des Mitarbeiters einen bedeutenden (mehr als ein Prozent) direkten oder indirekten Anteil an einem möglichen Konkurrenten oder einem Unternehmen hält, mit dem OXEA geschäftlich zusammenarbeitet, oder an einem Unternehmen beteiligt ist, an dessen Übernahme OXEA interessiert ist, 
  • wenn ein Mitarbeiter Geschäfte im Namen von OXEA mit einem Unternehmen abschließt, in dem ein Familienangehöriger leitende oder repräsentative Funktionen ausübt, in denen dieser direkten oder indirekten Einfluss auf die Geschäfte mit OXEA ausüben kann,
  • wenn ein Mitarbeiter Informationen, die er im Rahmen seiner Tätigkeit erhalten hat, missbraucht oder
  • wenn ein Mitarbeiter, ein Familienangehöriger des Mitarbeiters oder eine andere Person oder Gruppe, darunter auch vom Mitarbeiter benannte karitative Einrichtungen, Vorteile wie Geschenke oder Einladungen von einem aktuellen oder zukünftigen Geschäftspartner annimmt. 

 

Geschäftsaufmerksamkeiten

Wir gewähren bzw. akzeptieren Geschäftsaufmerksamkeiten, wie z.B. Einladungen zu Unterhaltungsprogrammen, Mahlzeiten und Geschenke, nur, solange es sich dabei um kleinere Beträge handelt und diese Aufmerksamkeiten geschäftliche Entscheidungen nicht beeinflussen bzw. nicht den Anschein erwecken könnten, diese zu beeinflussen. Dies betrifft ebenso Geschäftsaufmerksamkeiten im Rahmen von geschäftlichen Events oder Konferenzen.

In Fällen, in denen es einem OXEA-Mitarbeiter unmöglich ist, eine unangemessene Aufmerksamkeit taktvoll abzulehnen, ist das Compliance Council zu benachrichtigen, um über das weitere Vorgehen zu entscheiden.

Das Gewähren und Akzeptieren von Bargeld oder mit Bargeld vergleichbaren Leistungen ist unzulässig.

Die Geschenkerichtlinie von OXEA findet entsprechende Anwendung. Im Zweifelsfall ist jeder OXEA-Mitarbeiter dazu angehalten, die entsprechende verantwortliche Person des Compliance Council oder die Rechtsabteilung zu konsultieren.

Hinsichtlich Geschenken oder Einladungen, die im Zusammenhang mit der Tätigkeit im Unternehmen von Dritten angenommen oder an Dritte überreicht werden dürfen, gilt Folgendes:

  • Preisnachlässe oder Geschenke stehen im Einklang mit gesellschaftlichen Normen und/oder lokal geltenden Vorschriften und Regeln;
  • der Wert des einzelnen Geschenks bzw. Unterhaltungsangebots ist marginal;
  • Geschenke sollen weder häufig noch regelmäßig angenommen werden;
  • das Geschenk würde das Ansehen des Unternehmens in der Öffentlichkeit nicht negativ beeinflussen, wenn dieses bekannt wird.

OXEA verpflichtet sich, die Chancengleichheit zu wahren und ein Arbeitsklima mit kultureller Vielfalt zu schaffen. Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) hat oberste Priorität. Bei Fragen zum AGG wenden Sie sich bitte an den Gleichstellungsbeauftragten. Ähnliche Regelungen gelten auch innerhalb der Gesetzgebung der USA. 

OXEA ist sich bewusst, dass ihr Erfolg von den Fähigkeiten und dem Einsatz jedes einzelnen Mitarbeiters abhängt. Deshalb werden wir jeden Mitarbeiter fair und mit Respekt behandeln sowie seine Verantwortlichkeiten und Fähigkeiten gemäß den höchsten professionellen Standards fördern und fordern. OXEA respektiert die Rechte ihrer Mitarbeiter und verpflichtet sich zur Einhaltung aller Gesetze, die Diskriminierung und Belästigung am Arbeitsplatz aufgrund der Rasse, ethnischen Herkunft, Religion und Weltanschauung, Behinderung, des Alters, der sexuellen Identität, des Familienstands und des Geschlechts verbieten. Bei der Einstellung neuer Mitarbeiter berücksichtigt das Unternehmen die Qualifikation der Bewerber auf Grundlage objektiv nachvollziehbarer Kriterien. Bei unternehmensinterner Förderung, Weiterbildung, Vergütung, Gratifikation sowie bei der Beendigung von Beschäftigungsverhältnissen hält OXEA die einschlägigen Gesetze und die Personalrichtlinien des Unternehmens ein.

OXEA verpflichtet sich zu qualitativ hochwertigen Arbeitsbedingungen unter Wahrung der Menschenrechte sowie der Konventionen der Internationalen Arbeitsorganisation ILO. Diese Konventionen beinhalten, dass OXEA unter anderem:

  • keine Kinder unter 16 Jahren beschäftigt. Sollte die lokale Gesetzgebung ein höheres Mindestalter bzw. eine längere Dauer der Schulpflicht vorsehen, ist in diesem Fall das höhere Alter maßgeblich.
  • von keinerlei Zwangs- oder Pflichtarbeit jedweder Form Gebrauch macht oder diese duldet.
  • sich verpflichtet, ein sicheres und gesundes Arbeitsumfeld zu schaffen sowie das Recht aller Arbeitnehmer anzuerkennen, Gewerkschaften nach eigenen Wünschen beizutreten oder zu gründen und ­Kollektivverhandlungen zu führen. Diskriminierungen gegenüber Gewerkschaftsvertretern werden nicht geduldet.

Kommunikation im Allgemeinen

Die unternehmensinterne Kommunikation, aber auch die Kommunikation mit unseren Geschäftspartnern und der Öffentlichkeit, beruht auf einem offenen, vertrauensvollen und sachlichen Dialog. Innerhalb des Unternehmens sind unsere Führungskräfte auf jeder Ebene für die Vermittlung und Förderung der Ziele und Werte von OXEA verantwortlich. 

Bei Benutzung der unternehmenseigenen Kommunikationsmittel sollte uns bewusst sein, dass jegliche schriftliche oder verbale Kommunikation mit der Außenwelt als Kommunikation des Unternehmens OXEA verstanden werden kann.

Kommunikation mit Kunden und Lieferanten

Unsere Kunden sind die Basis unserer wirtschaftlichen Existenz. Inwieweit wir im Wettbewerb bestehen können, hängt von unseren Produkten, marktgerechten Preisen und unseren Dienstleistungen ab sowie davon, wie kompetent und redlich wir unsere geschäftlichen Beziehungen gestalten. Wir wählen unsere Lieferanten nach nachvollziehbaren Kriterien aus, wie Leistungsfähigkeit, Qualität, Integrität, Verlässlichkeit, ethischen Grundsätzen, fairen Preisen und der Nachhaltigkeit ihrer Produkte und Dienstleistungen.

Unsere Kunden und Lieferanten versorgen wir mit korrekten, klaren und kohärenten Informationen und beachten hierbei ethische Standards, etablierte Geschäftspraktiken sowie die gesetzlichen Anforderungen.

Sollten wir feststellen, dass OXEA mit Geschäftspartnern auf unredliche Weise umgeht oder selbst von einem Geschäftspartner ungesetzlich oder unethisch behandelt wird, informieren wir hierüber sofort unsere Rechtsabteilung.

Kommunikation mit der Öffentlichkeit

Wir sind uns darüber im Klaren, dass Informationen über die Geschäftstätigkeit von OXEA im Fall einer Veröffentlichung möglicherweise schädliche Auswirkungen auf das Unternehmen allgemein haben können. Daher geben wir Informationen, die OXEA betreffen, nur dann an Pressevertreter und die Öffentlichkeit weiter, wenn das Unternehmen hierzu ausdrücklich seine Einwilligung gegeben hat. Wenn ein Dritter, z. B. ein Medienvertreter, uns um die Bekanntgabe von Informationen über OXEA bittet, verweisen wir ihn an die Kommunikationsabteilung des Unternehmens.

Untersuchungen/Ermittlungen 

Um Fakten abzuklären oder um mögliches Fehlverhalten hinsichtlich der Einhaltung von Gesetzen oder internen Vorschriften aufzudecken, sind manchmal firmeninterne Untersuchungen notwendig. Aus diesem Grund sind wir verpflichtet, mit unserer Rechtsabteilung aktiv zusammenzuarbeiten, ihr keine Informationen vorzuenthalten und ihr keine falschen oder irreführenden Informationen zukommen zu lassen. Dies gilt auch für andere Einrichtungen, die von OXEA mit der Durchführung von Ermittlungen beauftragt sind. Sollten wir je davon erfahren, dass ein (Bundes-)Amt, ein gesetzgebendes Organ oder irgendeine andere autorisierte Organisation beauftragt wurde, im Unternehmen zu ermitteln, werden wir unverzüglich unsere Rechtsabteilung hierüber informieren, damit sie die angezeigten rechtlichen Schritte einleiten kann. Darüber hinaus muss ein Mitglied des Compliance Council hiervon unverzüglich in Kenntnis gesetzt werden.

Datenschutz

Unternehmenseigene Daten und IT-Systeme enthalten Informationen über unsere Mitarbeiter, Kunden und andere Personen. In vielen Ländern existieren Datenschutzgesetze, die personenbezogene Informationen schützen und ihre Weitergabe, Verarbeitung oder Speicherung beschränken. Als Unternehmen, das sich dem Schutz seiner Kunden, Mitarbeiter und anderer Personen verpflichtet fühlt, beachtet OXEA, alle einschlägigen Datenschutzgesetze. Falls Zweifel bestehen, ob eine Information weitergegeben, verarbeitet oder gespeichert werden darf, konsultieren wir den Datenschutzbeauftragten. Die Einrichtung oder Aktualisierung von elektronischen Verfahren in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden oder die Weitergabe von solchen Daten an Dritte ist grundsätzlich mit dem Datenschutzbeauftragten abzustimmen.

Wir verpflichten uns, die Gesundheit und Sicherheit unserer Mitarbeiter und Nachbarn zu gewährleisten und die Umwelt zu schützen. Dies gilt in allen Unternehmensbereichen. Hierfür werden wir alle notwendigen Maßnahmen ergreifen und uns an die einschlägigen Gesetze, Verordnungen, Genehmigungen und behördlichen Anordnungen halten.

Schutz von Mensch und Umwelt

  • OXEA betreibt unter Einhaltung aller einschlägigen Gesetze, Vorschriften und Genehmigungen sichere, auf hohem technologischem Niveau arbeitende Produktionsanlagen. Dies dient dem Schutz unserer Mitarbeiter, Nachbarn und der Umwelt.
  • OXEA unterstützt die Initiativen ihrer Mitarbeiter zum Umwelt- und Gesundheitsschutz, zur Arbeits- und Anlagensicherheit in einem ständigen Dialog sowie durch regelmäßige Schulungs- und Fortbildungsmaßnahmen. Die EHS-Grundsätze sind ausführlich in der „Politik zu Qualität, Umweltschutz, Arbeits-/Gesundheitsschutz sowie Prozess-Sicherheit“ beschrieben. Als Mitarbeiter verpflichten wir uns, die einschlägigen Gesetze, behördlichen Anordnungen unseres Landes sowie die OXEA-internen Regelungen einzuhalten. Tritt der Fall ein, dass wir Probleme im Bereich des Umweltschutzes, der Sicherheit oder des Gesundheitsschutzes feststellen, werden wir dies der EHS-Abteilung oder der Rechtsabteilung melden. Diese Verpflichtung zur Meldung hat keinerlei Nachteile für die meldende Person, im Gegenteil: Die Zurückhaltung von Informationen über mögliche Umwelt-, Sicherheits- oder Gesundheitsgefahren kann einen Gesetzesverstoß darstellen.
  • OXEA wird alle Mitarbeiter in diesen Themenbereichen sensibilisieren und das Verantwortungsbewusstsein jedes Einzelnen erhöhen. Wir kommunizieren alle uns bekannten mit unseren Produkten und Prozessen verbundenen Risiken an unsere Mitarbeiter und alle sonstigen betroffenen Personen.
  • OXEA hat Vorgehensweisen definiert, die sowohl der Aufrechterhaltung eines hohen Sicherheitsstandards als auch der Vermeidung umweltschädigender Ereignisse dienen. Diese werden regelmäßig überprüft, weiterentwickelt und trainiert. Bei eventuellen Notfällen werden so die nachteiligen Auswirkungen insbesondere auch für Gesundheit und Sicherheit von Mitarbeitern und Anwohnern sowie für die Umwelt minimiert. 
  • OXEA erfasst und bewertet regelmäßig sicherheits- und umweltrelevante Auswirkungen ihrer unternehmerischen Tätigkeit, wie z. B. Anlagensicherheit, Prozesssicherheit, den Energie- und Ressourcenverbrauch bzw. die Beeinflussung von Luft, Boden und Wasser sowie die Auswirkung der Lärmemissionen auf Mitarbeiter und Nachbarn.
  • OXEA verringert kontinuierlich nachteilige Auswirkungen ihrer unternehmerischen Tätigkeit auf die Umwelt und Menschen, soweit sich dies mit der wirtschaftlich vertretbaren Anwendung bester verfügbarer Technik und energieeffizient erreichen lässt, wobei alle Mitarbeiter einbezogen werden. Hierbei liegt der Schwerpunkt unserer Anstrengungen auf der Anlagensicherheit.
  • OXEA analysiert und verbessert regelmäßig die Herstellungsprozesse, Produkte und Dienstleistungen. Dies geschieht im Rahmen unserer täglichen Arbeit, in eigens dafür vorgesehenen Projekten oder durch ein Audit.
  • OXEA berücksichtigt bei der Einführung neuer Produkte und der Planung neuer Anlagen alle rechtlichen Anforderungen seitens Umwelt-, Gesundheitsschutz und Sicherheit.

 

Öffentlichkeit

In Zusammenarbeit mit allen relevanten Personen und Gremien der Standorte 

  • arbeitet OXEA mit allen Behörden offen und kooperativ zusammen. Dies betrifft insbesondere alle Aspekte der Sicherheit, des Umwelt- und Gesundheitsschutzes sowie das Notfallmanagement;
  • legt OXEA Wert auf vertrauensvolle Beziehungen und eine offene Kommunikation zu allen Nachbarn, Standortfirmen, Anliegern und Kommunen in der Umgebung der Werke;
  • veröffentlicht OXEA in Gesprächen, Informationsveranstaltungen und im Rahmen ihrer Umweltberichterstattung regelmäßig die Ergebnisse der Erfassung und Bewertung von Auswirkungen ihrer unternehmerischen Tätigkeit auf Mensch und Umwelt.

 

Vertragspartner 

  • OXEA bewertet regelmäßig alle Lieferanten und Auftragnehmer, wobei auch Kriterien des Umwelt- und Gesundheitsschutzes, der Qualität und der Sicherheit einbezogen werden.
  • OXEA verpflichtet Fremdfirmen vertraglich (mindestens) auf Einhaltung der OXEA-Standards für Umwelt-, Gesundheitsschutz, Qualität und Sicherheit. 
  • OXEA arbeitet in Fragen der Produktsicherheit eng mit allen Geschäftspartnern, wie z. B. Transport­unternehmen, Lieferanten und Kunden, zusammen, damit auch sie den hier formulierten Anforderungen gerecht werden.

 

Managementsystem

  • OXEA arbeitet nach einem Integrierten Managementsystem (IMS), um die Anwendung aller relevanten gesetzlichen Anforderungen und Standards zu gewährleisten.
  • Für OXEA ist das Notfallmanagement ein wichtiger Teil des IMS. So können im Fall eines Notfalls schädliche Einflüsse auf Mensch und Umwelt vermieden oder minimiert werden.
  • Das Integrierte Managementsystem unterstützt OXEA bei der Einhaltung der internationalen Normen DIN EN ISO 9001 und 14001.
  • OXEA erwartet von allen Mitarbeitern, sich an diese Grundsätze zu halten.
  • OXEA führt in allen Firmenbereichen regelmäßig Audits zum IMS aus. Diese Audits überprüfen den Anwendungsgrad und die Wirksamkeit der Maßnahmen. Des Weiteren stellen sie sicher, dass die Anforderungen in zunehmendem Maße erfüllt werden.
  • Darüber hinaus prüft OXEA regelmäßig, in welchem Ausmaß gesetzliche, anlagenbasierte und firmeninterne Anforderungen beachtet werden.

 

Für die Definition, Implementierung und die Ausgestaltung der hier genannten Grundsätze in Bezug auf Umwelt- und Gesundheitsschutz, Sicherheit und Qualität ist das Management des OXEA-Konzerns verantwortlich.

Unsere Mitarbeiter und unsere Vertragspartner sind dafür verantwortlich, dass diese Grundsätze in ihrer täglichen Arbeit angewendet werden.

Wir schützen das Eigentum und die Vermögenswerte von OXEA, darunter auch Endprodukte, Rohmaterialien, Arbeitsmaterialien, Einrichtungen, geistiges Eigentum und betriebsinterne Informationen. Dies bedeutet, dass wir sorgfältig mit dem Eigentum des Unternehmens umgehen und dieses nur für gesetzlich zulässige und moralische (Unternehmens-)Zwecke nutzen. Wir verwenden Unternehmenseigentum niemals in der Weise, dass dies OXEA schaden oder gefährden könnte oder wir persönlichen Gewinn oder Vorteile daraus ziehen. Dasselbe gilt für die Arbeitskraft jedes einzelnen Mitarbeiters des Unternehmens.

Computersysteme / E-Mail / Internet

Wir verwenden die Computer und Telekommunikationseinrichtungen des Unternehmens einschließlich Telefonsystem, E-Mail-System und Internetzugang nicht zur persönlichen Unterhaltung oder zu anderen Zwecken, die zu Interessenkonflikten führen oder den Geschäftsbetrieb von OXEA in irgendeiner Weise stören könnten. Wenn wir die Computer- und Telekommunikationssysteme des Unternehmens ausnahmsweise für Zwecke der privaten Kommunikation nutzen, so beschränken wir den privaten Gebrauch auf ein Minimum und nutzen die Systeme niemals zu Zwecken, die andere belästigen, rassistischen oder religiösen Hass schüren oder gewalttätige bzw. andere kriminelle Handlungen hervorrufen könnten oder die den allgemein anerkannten ethischen Grundsätzen unserer Gesellschaft entgegenstehen.

Weder OXEA noch ihre Mitarbeiter kopieren Computersoftwareprogramme oder machen sonst nicht autorisierten Gebrauch davon, wenn dies die Verletzung von Urheberrechten oder Lizenzvereinbarungen bedeuten würde. 

Betriebsinterne Informationen

Wir verpflichten uns, alle betriebsinternen Investitionen in den Bereichen Produktion und Marketing, Patente und geistiges Eigentum, Produktdesign sowie unser Know-how zu schützen. In gleicher Weise respektiert OXEA das geistige Eigentum anderer, was auch lizenzierte Software einschließt. Wir geben geistiges Eigentum von OXEA ausschließlich nach Konsultation unserer Rechtsabteilung oder eines unserer bevollmächtigten externen Rechtsbeistände weiter. Sollten wir davon Kenntnis erlangen, dass Firmengeheimnisse, interne Informationen oder vertrauliche Informationen Dritter unbefugt weitergegeben werden, informieren wir die Rechtsabteilung oder eine vertrauenswürdige Person unserer Wahl.

Vertrauliche Informationen 

Wir sind verpflichtet, alle firmen- oder personenbezogenen Informationen und Dokumente innerhalb unseres Verantwortungsbereichs zu schützen. Vertrauliche Informationen schließen alle nicht öffentlichen Informationen ein, durch deren Veröffentlichung OXEA ein Wettbewerbsnachteil oder ähnlicher Schaden entstehen würde. Wir stellen sicher, dass sämtliche vertraulichen Informationen, gleich ob sie in gedruckter oder digitaler Form vorliegen, an einem geeigneten sicheren Platz aufbewahrt werden und nicht von Unbefugten eingesehen werden können. Vertrauliche Informationen über das Unternehmen oder Personen nutzen wir ausschließlich zu Geschäftszwecken. Wir offenbaren vertrauliche Informationen Dritten grundsätzlich erst nach Abschluss einer Geheimhaltungsvereinbarung. Wir beachten die Richtlinie „Informationssicherheit“.

Wir treffen alle nötigen Maßnahmen, um unbefugte Nutzung oder Diebstahl von Unternehmenseigentum zu verhindern, achten auf sorgfältige Buchhaltung und sorgen dafür, dass Finanzinformationen innerhalb des Unternehmens oder bei der Veröffentlichung stets korrekt wiedergegeben werden. Unternehmens­eigene Dokumente werden im Einklang mit der „Richtlinie zur Informationssicherheit“ aufbewahrt oder vernichtet.

Finanzielle Integrität

Eine ordnungsgemäße und korrekte Buchführung, die geschäftliche Transaktionen und die Eigentumsverhältnisse des Unternehmens richtig reflektiert, ist für die geschäftlichen Entscheidungsprozesse und für das Einhalten von rechtlichen Vorschriften von hoher Bedeutung. Wir schaffen Transparenz, indem wir Finanzinformationen klar, präzise und verständlich darlegen. 

Aus diesem Grund

  • müssen alle Zahlungen und Transaktionen von der Geschäftsführung autorisiert sein und erfordern eine vollständige und zeitnahe Buchung unter Beachtung sämtlicher vom Gesetzgeber erlassenen Rechnungslegungsvorschriften,
  • richten wir keine Kassen oder Konten ein, die nicht in den Büchern verzeichnet sind, und transferieren keine unternehmenseigenen Gelder auf persönliche oder unternehmensfremde Konten, 
  • nehmen wir wissentlich keine falschen und nicht mit den gesetzlichen Anforderungen, allgemein anerkannten Rechnungslegungsstandards und internen Regelungen im Einklang befindlichen Buchungen in den Büchern des Unternehmens vor. Auch geben wir keine falschen Erklärungen ab in hausinternen oder externen Berichten, in Notizen oder anderen Kommunikationsformen (einschließlich Telefon und elektronische Medien), und
  • schützen wir das Unternehmenseigentum, vergleichen Aufstellungen über unternehmenseigene Vermögensgegenstände regelmäßig mit den tatsächlichen Gegebenheiten und melden Verluste unverzüglich.

 

Aufbewahrung von Dokumenten

Einige unternehmenseigene Dokumente, ob in Papier- oder elektronischer Form (einschließlich E-Mails), müssen zu Beweiszwecken über eine bestimmte Zeitspanne aufbewahrt werden; andere dagegen sind aus datenschutzrechtlichen Gründen oder aus Gründen der Lagerung nach einer bestimmten Zeit zu vernichten. 

Wer im Rahmen einer behördlichen Befragung oder eines Ermittlungsverfahrens Aufzeichnungen, die dafür relevant sind, verändert oder vernichtet, macht sich strafbar.

Aus diesen Gründen

  • lagern oder vernichten wir unternehmenseigene Dokumente grundsätzlich nur gemäß den geltenden Gesetzen und internen Regeln, 
  • verändern oder vernichten wir keine unternehmenseigenen Unterlagen, die im Rahmen eines behördlichen oder gerichtlichen Verfahrens angefordert werden, bis der Vorgang abgeschlossen ist, 
  • konsultieren wir bei Zweifeln zur Aufbewahrung oder Vernichtung von Dokumenten die Rechtsabteilung und
  • verpflichten wir uns, den Wortlaut und die Absicht aller Anforderungen des Unternehmens im Hinblick auf korrekte Buchhaltung, interne Kontrollen und die Aufbewahrung von Dokumenten sowie alle geltenden Gesetze, Verordnungen und Vorschriften zu beachten. Wir sind uns bewusst, dass Unstimmigkeiten oder Verstöße gegen diese Regeln einer Person unseres Vertrauens oder der Rechtsabteilung gemeldet werden müssen und dass wir mit allen internen und externen Kontrollinstanzen kooperieren müssen.

Kartellrecht

OXEA hält sich an die Regeln des freien Wettbewerbs und verpflichtet sich, Verträge mit Geschäftspartnern fair und entsprechend geltendem Recht zu gestalten.

In vielen Ländern existieren Gesetze zum Verbot von Wettbewerbsbeschränkungen. Wir verpflichten uns, alle für das Unternehmen einschlägigen Gesetze zur Aufrechterhaltung des unbeeinträchtigten Wettbewerbs einzuhalten. 

Gesetze gegen Wettbewerbsbeschränkungen fördern den freien Wettbewerb und verfolgen das Ziel, jede Art von unangemessener Wettbewerbsbeschränkung zu verhindern. Verstöße gegen geltende Gesetze können schwerwiegende Folgen für das Unternehmen und seine Mitarbeiter haben. Unternehmen und Einzelpersonen, die gegen Kartellrecht verstoßen, müssen mit hohen Strafen bis hin zur Freiheitsstrafe rechnen. Darüber hinaus kann das Unternehmen zur Zahlung von Schadensersatz verurteilt und von Geschäften ausgeschlossen werden. Im Folgenden werden mögliche Verletzungen des Wettbewerbsrechts genauer beschrieben.

Verhalten gegenüber Wettbewerbern

In allen Fällen, in denen der freie Wettbewerb bedroht werden könnte, z. B. bei dem Versuch, eine Monopolstellung zu erlangen, durch die Beteiligung an bedenklichen Geschäften oder bei der Teilnahme an einem Treffen mit Wettbewerbern (z. B. bei Veranstaltungen eines Wirtschaftsverbands), konsultieren wir im Zweifelsfall so früh wie möglich die Rechtsabteilung. Versuche von Wettbewerbern, Preise oder Verkaufsbedingungen abzusprechen bzw. Märkte, Regionen oder Kunden aufzuteilen oder Dritte zu boykottieren, sind illegal und streng verboten. 

Um auch nur den Verdacht solcher Aktivitäten zu vermeiden, lehnen wir es ab, mit unseren Wettbewerbern über wettbewerbsrelevante Themen zu sprechen oder Informationen auszutauschen über:

  • Verträge mit anderen Kunden (Mengen, Preise, Preisnachlässe, Zahlungskonditionen)
  • Marketingstrategien (Preise, Absatzplan, Allokation, Werbeaufwendungen)
  • Anlagenauslastung
  • Einkaufsstrategien (Lieferantenauswahl, Einkaufspreise und Bedingungen)
  • Finanzkennzahlen (Umsatz, Margen, Ergebnis)
  • Bietungsverfahren (einschließlich der eigenen Absicht, für einen bestimmten Vertrag oder ein Programm zu bieten oder nicht zu bieten) 
  • Neue Produktentwicklungen
  • Aufteilung von Märkten oder Gebieten unter Wettbewerber

 

Verhalten gegenüber Kunden

Die Beziehung des Unternehmens zu seinen Kunden unterliegt einer Reihe von wettbewerbsrechtlichen Bestimmungen. Insbesondere die folgenden Arten von Vereinbarungen dürfen ohne vorherige Abstimmung mit der Rechtsabteilung nicht getroffen werden:

  • Wiederverkaufsbeschränkungen: Vereinbarungen zwischen Verkäufern und Kunden über den niedrigsten oder höchsten Preis, zu dem ein Kunde das Produkt weiterverkauft, sind grundsätzlich verboten. Für Beschränkungen beim Weiterverkauf, die den Preis nicht betreffen – z.B. Kunden- oder Gebiets­beschränkungen – müssen vernünftige, nachvollziehbare Gründe vorliegen. Auch dürfen sie dem Grundsatz des freien Wettbewerbs nicht widersprechen.
  • Exklusivitätsvereinbarungen: Vereinbarungen, die einen Kunden beim Kauf eines bestimmten Produkts an einen einzigen Lieferanten binden, können gesetzeswidrig sein, wenn sie eine unangemessene Einschränkung darstellen.
  • Kopplungsgeschäfte: Abschlüsse, in deren Rahmen ein Verkäufer beim Verkauf eines Produktes den Kauf eines zusätzlichen, nicht vom Kunden gewünschten Produktes zur Vorbedingung macht, sind in der Regel gesetzeswidrig.
  • Preisdifferenzierung: Konkurrierenden Kunden muss es im Allgemeinen möglich sein, Produkte zum selben Preis zu erwerben (unter der Voraussetzung, dass alle weiteren Bedingungen im Wesentlichen vergleichbar sind).

Korruption

Bestechung und Korruption oder ein entsprechender Verdacht können im Zusammenhang mit Leistungen von Dritten an OXEA und die Tochtergesellschaften auftreten. Hierdurch kann dem Unternehmen ein großer Schaden entstehen. Daher sollen nicht bloß die Mitarbeiter des Unternehmens, sondern auch Vertragspartner wie Lieferanten, Handelsvertreter, Distributoren, Vertragshändler, Vermittler oder sonstige Dienstleister in die Korruptionsprävention einbezogen werden. 

Wir zahlen keinerlei Bestechungsgelder noch nehmen wir direkte oder indirekte Zahlungen an Amtsträger vor, um auf illegale Weise deren Entscheidungen zu beeinflussen. Genauso wenig zahlen wir Bestechungsgelder im Zusammenhang mit dem Verkauf unserer Produkte oder bieten anderen Personen Vergünstigungen an, insbesondere Vertretern von Kunden oder Lieferanten oder deren Familienmitgliedern, selbst wenn der Verzicht hierauf zum Verlust eines Geschäftsabschlusses führt.

Wir befolgen die Regeln des „Übereinkommens über die Bekämpfung der Bestechung ausländischer Amtsträger im internationalen Geschäftsverkehr“ der OECD sowie alle hierauf beruhenden Gesetze. Diese Gesetze untersagen die Gewährung von Geld- oder materiellen Leistungen an offizielle Amtsträger im Ausland, politische Parteien und/oder internationale Organisationen im Ausland oder ihrer Repräsentanten, falls diese Gewährung zum Ziel hat, die Handlungen oder Entscheidungen der beteiligten Einrichtungen oder Personen zu unserem Vorteil zu beeinflussen. Verstöße gegen diese Gesetze können zu schwerwiegenden Strafen für OXEA und die beteiligten Mitarbeiter führen.

Im Umgang mit Geschäftspartnern handeln wir frei von sachfremden Erwägungen und persönlichen Interessen. Verstöße können für die beteiligten Personen zu sehr schweren Sanktionen führen, wie etwa Freiheits- und Geldstrafen, persönlichen Schadensersatzverpflichtungen und/oder arbeitsrechtlichen Folgen.

Wir informieren unverzüglich unsere Rechtsabteilung, wenn wir von einer versuchten Bestechung erfahren oder wenn wir Kontakt mit ausländischen Ämtern aufnehmen müssen.

Betrug

Wir beteiligen uns nicht an Geschäften, die illegal oder betrügerisch sein könnten. Wir machen nur Geschäfte mit Kunden, die einen einwandfreien Ruf haben und die gesetzeskonform handeln. Wir üben unsere Geschäftstätigkeit mit großer Sorgfalt aus und leiten alle notwendigen Schritte dafür ein, dass OXEA nicht in Geldwäsche-Geschäfte verwickelt wird.

Wir informieren unverzüglich unsere Rechtsabteilung, wenn wir von einer versuchten Bestechung erfahren oder wenn wir Kontakt mit ausländischen Ämtern aufnehmen müssen.

Spenden an karitative Einrichtungen

Die Geschäftsführung entscheidet jedes Jahr darüber, an welche karitativen Einrichtungen und in welchem Umfang das Unternehmen Spenden leistet. Dabei werden ausschließlich gemeinnützige Zwecke, vorzugsweise im Umfeld der OXEA-Niederlassungen, unterstützt.

Spenden an politische Organisationen 

In einigen Gerichtsbarkeiten u. a. in den USA, ist es Firmen gesetzlich untersagt, an Parteien oder politische Organisationen zu spenden oder Beiträge zu leisten. Sollte Seitens von OXEA eine solche Spende oder Beitrag erwogen werden, wird im Vorfeld die zuständige Rechtsabteilung hinzugezogen.

Wir halten uns an alle einschlägigen internationalen Vereinbarungen und nationalen Gesetze und Regeln zur Kontrolle internationaler Handels- und Finanzgeschäfte.

Verstöße gegen diese Gesetze und Vorschriften können schwerwiegende straf- und zivilrechtliche Folgen nach sich ziehen, zum Verlust von Gütern und zur Beschränkung der Handlungsfreiheit im Im- und Export führen. Bei allen Transaktionen, bei denen diese Gesetze zur Anwendung kommen könnten, konsultieren wir unsere Rechtsabteilung.

Folgende Beschränkungen bei internationalen Handels- und Finanzgeschäften sind möglich:

Sanktionen, restriktive Maßnahmen und Embargos 

Als wirtschaftliche Zwangsmaßnahme – abgegrenzt zu militärischen Maßnahmen – werden Sanktionen als Reaktion auf Verletzungen von internationalem Recht, Verletzungen der Menschenrechte und Verstöße gegen Rechtsstaatlichkeit und demokratische Prinzipien im Rahmen der gemeinsamen Außen- und ­Sicherheitspolitik der Europäischen Union und der Vereinigten Staaten gegenüber Drittländern, nichtstaatlichen Einheiten/Gesellschaften oder Individuen eingesetzt. In Abgrenzung zu diplomatischen Sanktionen, Sport- oder Kulturboykott, sind für uns Finanzsanktionen und Handelssanktionen für unterschiedliche ­Warengruppen relevant. Zu diesem Zweck kontrollieren wir unsere Produkte bezüglich potenzieller Verkaufsverbote oder Restriktionen. Ebenso prüfen wir alle unsere Geschäftspartner in einem Identitätsabgleich mit den relevanten internationalen Verbotslisten.  

Beschränkungen beim Transfer von chemischen Stoffen und andere Exportkontrollen

Ob für eine geschäftliche Transaktion eine Erlaubnis eingeholt werden muss, hängt in der Regel von dem jeweiligen Produkt (oder dem ausgeführten technischen Know-how), seinem Zielort, der angestrebten Verwendung, dem Adressaten und dem Endnutzer ab. 

Generell gilt, dass Verarbeitung, Verwendung und Verkauf von Chemikalien und den damit verbundenen technischen Angaben, die bei chemischen Waffen Verwendung finden könnten oder zur Herstellung illegaler Drogen dienen könnten, zahlreichen internationalen Abkommen und nationalen Exportkontrollen unterliegen. Wir verpflichten uns zur Einhaltung aller Vorschriften, Lizenzbestimmungen und anderer Richtlinien sowie aller internationalen Vereinbarungen über chemische Stoffe, chemische Waffen und andere Mehrzweckstoffe und waffentaugliche Materialien.

Der Verhaltenskodex unterliegt einer ständigen, mindestens einmal jährlich erfolgenden Überprüfung durch die Geschäftsführung.

OXEA informiert ihre Mitarbeiter über die Geltung und den Inhalt des Verhaltenskodexes. Von unseren Führungskräften wird erwartet, dass sie alle Mitarbeiter in geeigneter Form über diesen Verhaltenskodex unterrichten.

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