Verhaltenskodex: Verantwortung leben

OXEA bekennt sich nachdrücklich zu hohen ethischen Standards und Unternehmenswerten. Diese haben wir in einem Verhaltenskodex niedergelegt und unterstreichen so unseren Willen zum verantwortungsvollen Handeln in allen unternehmerischen Belangen.

Die definierten Grundsätze dienen OXEA als Orientierungshilfe. Der Verhaltenskodex will alle Mitarbeiter mit diesen Werten vertraut machen – damit Integrität und Verantwortungsbewusstsein, Fairness und Zuverlässigkeit überall Grundlage unseres Handelns sind und OXEA immer ein ebenso vertrauenswürdiger Geschäftspartner, attraktiver Arbeitgeber wie guter Nachbar ist.

 

 

Unsere Standards bei allen Geschäftsaktivitäten:

  • OXEA sieht sich als dynamischen Wettbewerber auf dem Markt mit einer hohen Verpflichtung gegenüber ihren Mitarbeitern, ihren Kunden, ihren Geschäftspartnern und ihrer Umwelt.
  • OXEA bekennt sich zu den Grundsätzen und Management-Praktiken von  verantwortlichem Handeln und nachhaltiger Entwicklung (Responsible Care and Sustainable Development).
  • OXEA verbessert kontinuierlich ihre Systeme, Arbeitsabläufe und Prozesse, um die Qualität von Produkten und Dienstleistungen zu steigern und die Anforderungen ihrer Kunden umfassend zu erfüllen.
  • Wir sind bestrebt, den Wert unseres Unternehmens zum Nutzen unserer Mitarbeiter und unserer Anteilseigner kontinuierlich zu erhöhen.
  • Wir bekennen uns zu einem fairen Wettbewerb und tolerieren keine Form der Korruption. Wir treten Wettbewerbern, wie auch Vertragspartnern unvoreingenommen, neutral und mit Respekt gegenüber.
  • Wir halten uns an alle Gesetze und Regeln, die auf unsere Geschäftsaktivitäten anwendbar sind. 
  • Unsere Mitarbeiter und die gute Zusammenarbeit untereinander verstehen wir als größtes Kapital.


Diese Unternehmenswerte begleiten uns tagtäglich und sind Grundlage allen Handelns:

  • Keine Kompromisse bei Umweltschutz, Gesundheit, Sicherheit und Arbeitsschutz. Sicherheit hat höchste Priorität.
  • Vertrauen in die Menschen bei OXEA und ihre Arbeit gehört zu unserem alltäglichen Miteinander. Wir fördern gute Entscheidungen und Ideen. Mitarbeiter sollen – wo immer möglich – eigenständig und eigenverantwortlich handeln.
  • Wir behandeln alle Menschen mit Respekt, Ehrlichkeit und Wertschätzung. Kulturelle Unterschiede verstehen wir alle als Bereicherung.
  • Kommunikation ist keine Einbahnstraße: wir sind pragmatisch, glaubwürdig und tauschen Informationen sowie Wissen aktiv untereinander aus.


Unsere Verhaltensgrundsätze im beruflichen Alltag:

  • Wir halten uns an alle Gesetze und internen Richtlinien, die auf die Aktivitäten des Unternehmens anwendbar sind. Wir werden keine Aktivitäten durchführen, von denen wir wissen oder wissen sollten, dass sie Gesetze oder interne Richtlinien verletzen. 
  • Wir vermeiden Situationen, die zu Konflikten zwischen persönlichen Interessen und den Interessen des Unternehmens führen können.
  • Wir halten uns bei der Arbeit an die gesellschaftlich anerkannten ethischen Grundsätze.
  • Wir nutzten ein integriertes Management System, in dem die Organisationsstruktur, Arbeitsprozesse und Verantwortlichkeiten zwischen den einzelnen Abteilungen beschrieben sind.  Es bildet die Basisdokumentation für Zertifizierungen wie EN ISO 9001, EN ISO 14001 sowie EN ISO 50001, GMP+ (für ausgewählte Standorte)  und weitere maßgebliche Standards für Management Systeme.


Die Geschäftsführung der OXEA hat zu gewährleisten, dass alle Mitarbeiter diese Prinzipien zur Kenntnis nehmen, verstehen und beachten. Die Verantwortung für die Umsetzung und Einhaltung im Berufsalltag wird jedem einzelnen Mitarbeiter und den jeweiligen Vorgesetzten übertragen.
Die Einhaltung der Werte und Prinzipien des Unternehmens ist ein wesentliches Element für unseren Erfolg. Als Mitarbeiter müssen wir daher eine Sensibilität für jene Situationen entwickeln, die zu einem illegalen oder unmoralischen Verhalten führen können oder im Widerspruch zu unseren Werten stehen. Wir müssen darauf achten, solche Situationen zu vermeiden.
Wir haben die Pflicht, jeden Verstoß gegen den Verhaltenskodex dem Compliance Council zu melden. Die Ansprechpartner und Kommunikationswege sind nachfolgend unter „Umsetzung des Verhaltenskodexes“ genannt. Aus dieser Meldepflicht entsteht weder dem Einzelnen ein Nachteil, noch werden Führungskräfte dafür kritisiert, wenn die Meldung von Verstößen gegen den Verhaltenskodex zu Geschäftsverlusten führt. Jeder Versuch, Mitarbeiter daran zu hindern, ihrer Meldepflicht  nachzukommen, wird als arbeitsvertragliche Pflichtverletzung gewertet.
Verstöße gegen den Verhaltenskodex können dem Unternehmen erheblichen Schaden zufügen, zum Verlust von Geschäften führen und es in der Öffentlichkeit in ein schlechtes Licht setzen. Verstöße gegen den Verhaltenskodex werden in keiner Weise toleriert. Bei Verstößen gegen den Verhaltenskodex muss mit  disziplinarischen/arbeitsrechtlichen Maßnahmen gerechnet werden, die bis zur Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses gehen können. Gesetzwidriges Verhalten kann strafrechtlich verfolgt werden.
Wir sind uns darüber im Klaren, dass betriebsinterne Nachforschungen zuweilen notwendig sind, um bestimmte Sachverhalte zu klären oder mögliche Verstöße gegen das Gesetz oder interne Regelungen aufzudecken. Wir verpflichten uns daher, aktiv mit dem Compliance Council und anderen, von ihm mit internen Ermittlungen beauftragten Personen, zusammenzuarbeiten, keine Informationen zurückzuhalten und keine falschen oder missverständlichen Informationen weiterzugeben.
Wann immer wir Informationen erhalten, die darauf schließen lassen, dass eine Behörde, gegen das Unternehmen ermittelt, informieren wir unverzüglich die Rechtsabteilung, damit das Unternehmen geeignete rechtliche Schritte einleiten kann.

Bei allen unseren unternehmensbezogenen Tätigkeiten verpflichten wir uns dem Unternehmen gegenüber zu Loyalität.
Zu Interessenkonflikten kann es kommen, wenn die Loyalität gegenüber dem Unternehmen von persönlichen Interessen beeinflusst wird. Daher verpflichten wir uns, Beteiligungen und Beziehungen zu vermeiden, die dazu führen könnten, dass wir nicht mehr unabhängig, d. h. im Sinne des Unternehmens entscheiden können.
Sollten persönliche Interessen oder Umstände zu einem Interessenkonflikt führen, sind wir verpflichtet, die Geschäftsführung unverzüglich davon in Kenntnis zu setzen, damit geeignete Maßnahmen ergriffen werden können.

Zu Interessenkonflikten kann es in folgenden Situationen kommen:

  • wenn ein Mitarbeiter oder ein Familienangehöriger des Mitarbeiters einen bedeutenden (über ein Prozent) direkten oder indirekten Anteil an einem möglichen Konkurrenten oder einem Unternehmen hält, mit dem OXEA geschäftlich zusammenarbeitet oder an einem Unternehmen beteiligt ist, an dessen Übernahme OXEA interessiert ist,
  • wenn ein Mitarbeiter Geschäfte im Namen von OXEA mit einem Unternehmen abschließt, in dem ein Familienangehöriger leitende oder repräsentative Funktionen ausübt, in denen dieser direkten oder indirekten Einfluss auf die Geschäfte mit OXEA ausüben kann,
  • wenn ein Mitarbeiter Informationen, die er im Rahmen seiner Tätigkeit erhalten hat, missbraucht oder 
  • wenn ein Mitarbeiter, ein Familienangehöriger oder eine andere Person oder Gruppe, darunter auch vom Mitarbeiter benannte karitative Einrichtungen, Vorteile wie Geschenke oder Einladungen annimmt.


Hinsichtlich Geschenken oder Einladungen, die im Zusammenhang mit der Tätigkeit im Unternehmen von Dritten angenommen werden dürfen, gilt Folgendes:

Geschenke von aktuellen oder möglichen Kunden oder Lieferanten sollen innerhalb eines Kalenderjahres den Wert von € 100,00 (oder den entsprechenden Gegenwert in der Landeswährung) nicht übersteigen.
Wenn feststeht, dass der Schenkende verletzt oder verärgert wäre, falls Sie sein Geschenk ablehnen oder zurückgeben, können Sie Konflikte vermeiden, indem Sie Ihren Vorgesetzten unverzüglich davon unterrichten. In aller Regel wird dieser Sie bitten, das Geschenk oder einen Scheck über den entsprechenden Wert an eine vom Unternehmen sorgfältig ausgewählte karitative Einrichtung zu spenden. Dieser Vorgang muss dokumentiert werden und die Rechtsabteilung erhält eine Kopie.
Bei Einladungen zu Veranstaltungen bzw. Events gilt folgende Sonderregelung: Es wird zusammen mit dem Vorgesetzten geprüft, ob eine Teilnahme geschäftsüblich sowie zum Zweck der Erhaltung guter Geschäftsbeziehungen notwendig ist. Dieser Vorgang wird ebenfalls dokumentiert und der Rechtsabteilung eine Kopie ausgehändigt.

Chancengleichheit, Ethik und Belästigung am Arbeitsplatz

OXEA verpflichtet sich, die Chancengleichheit zu wahren und ein Arbeitsklima mit kultureller Vielfalt zu schaffen.

OXEA ist sich bewusst, dass ihr Erfolg von den Fähigkeiten und dem Einsatz jedes einzelnen Mitarbeiters abhängt. Deshalb werden wir jeden Mitarbeiter fair und mit Respekt behandeln sowie seine Verantwortung und Fähigkeiten fördern und fordern. OXEA respektiert die Rechte ihrer Mitarbeiter und verpflichtet sich zur Einhaltung aller Gesetze, die Diskriminierung und Belästigung am Arbeitsplatz aufgrund der Rasse, ethnischer Herkunft, Religion und Weltanschauung, Behinderung, des Alters, sexuellen Identität und des Geschlechts verbieten. Bei der Einstellung neuer Mitarbeiter berücksichtigt das Unternehmen die Qualifikation der Bewerber auf Grundlage objektiv nachvollziehbarer Kriterien. Bei unternehmensinterner Förderung, Weiterbildung, Vergütung, Gratifikation sowie bei der Beendigung von Beschäftigungsverhältnissen hält OXEA die einschlägigen Gesetze und die Personalrichtlinien des Unternehmens ein.

Die unternehmensinterne Kommunikation, aber auch die Kommunikation mit unseren Geschäftspartnern und der Öffentlichkeit, beruht auf einem offenen, vertrauensvollen und sachlichen Dialog. Innerhalb des Unternehmens sind unsere Führungskräfte auf jeder Ebene für die Vermittlung und Förderung der Ziele und Werte von OXEA verantwortlich.

Bei Benutzung der unternehmenseigenen Kommunikationsmittel sollte uns bewusst sein, dass jegliche schriftliche oder verbale Kommunikation mit der Außenwelt als Kommunikation der Firma OXEA verstanden werden kann.

Wir sind uns darüber im Klaren, dass Informationen über die Geschäftstätigkeit von OXEA Auswirkungen auf das Unternehmen allgemein haben können. Inwieweit wir Pressevertretern oder Wirtschaftsverbänden Auskünfte erteilen, regelt die Richtlinie „Kommunikation“.

Wir verpflichten uns, die Gesundheit und Sicherheit unserer Mitarbeiter und Nachbarn zu gewährleisten und die Umwelt zu schützen. Dies gilt in allen Unternehmensbereichen mit höchster Priorität. Hierfür werden wir auf unseren Geschäftsfeldern alle notwendigen Maßnahmen ergreifen und uns an die einschlägigen Gesetze, Verordnungen, Genehmigungen  und behördlichen Anordnungen halten.

Schutz von Mensch und Umwelt

  • OXEA betreibt unter Einhaltung aller einschlägigen Gesetze, Vorschriften und Genehmigungen sichere, auf hohem technologischem Niveau arbeitende Produktionsanlagen.
  • OXEA stellt Produkte her, die konform sind mit allen anwendbaren rechtlichen, insbesondere chemikalienrechtlichen, Anforderungen.
  • OXEA unterstützt die Initiativen ihrer Mitarbeiter zum Umwelt- und Gesundheitsschutz, zur Arbeits- und Anlagensicherheit in einem ständigen Dialog sowie durch regelmäßige Schulungs- und Fortbildungsmaßnahmen. Als Mitarbeiter verpflichten wir uns, die einschlägigen Gesetze und Genehmigungen einzuhalten.
  • OXEA wird alle Mitarbeiter in diesen Themen sensibilisieren und das Verantwortungsbewusstsein jedes Einzelnen erhöhen. Wir kommunizieren alle uns bekannten mit unseren Produkten und Prozessen verbundenen Risiken an unsere Mitarbeiter und alle sonstigen betroffenen Personen.
  • OXEA hat Vorgehensweisen definiert, die sowohl der Aufrechterhaltung eines hohen Sicherheitsstandards, als auch der Vermeidung umweltschädigender Ereignisse dienen. Diese werden regelmäßig überprüft, weiterentwickelt und trainiert. Bei eventuellen Notfällen werden so die nachteiligen Auswirkungen insbesondere auch für Gesundheit und Sicherheit von Mitarbeitern und Anwohnern sowie für die Umwelt minimiert.
  • OXEA erfasst und bewertet sicherheits- und umweltrelevante Auswirkungen ihrer unternehmerischen Tätigkeit, wie z. B. Anlagensicherheit, Prozesssicherheit, den Energie- und Ressourcenverbrauch bzw. die Beeinflussung von Luft, Boden und Wasser sowie die Auswirkung der Lärmemissionen auf Mitarbeiter und Nachbarn regelmäßig.
  • OXEA verringert kontinuierlich nachteilige Auswirkungen ihrer unternehmerischen Tätigkeit auf die Umwelt und Menschen, wie es sich mit der wirtschaftlich vertretbaren Anwendung bester verfügbarer Technik und energieeffizient erreichen lässt, wobei alle Mitarbeiter einbezogen werden. 
  • OXEA analysiert und verbessert regelmäßig die Herstellungsprozesse, Produkte und Dienstleistungen.
  • OXEA berücksichtigt bei der Einführung neuer Produkte und der Planung neuer  Anlagen alle rechtlichen Anforderungen seitens Umwelt-, Gesundheitsschutz und Sicherheit.

Öffentlichkeit

In Zusammenarbeit mit allen relevanten Personen und Gremien der Standorte

  • arbeitet OXEA mit allen Behörden offen und kooperativ zusammen. Dies betrifft insbesondere alle Aspekte der Sicherheit, des Umwelt- und Gesundheitsschutzes sowie das Notfallmanagement.
  • legt OXEA Wert auf vertrauensvolle Beziehungen und eine offene Kommunikation zu allen Nachbarn, Standortfirmen, Anliegern und Kommunen in der Umgebung der Werke.
  • veröffentlicht OXEA in Gesprächen, Informationsveranstaltungen und im Rahmen ihrer Umweltberichterstattung regelmäßig die Ergebnisse der Erfassung und Bewertung von Auswirkungen ihrer unternehmerischen Tätigkeit auf Mensch und Umwelt.

Vertragspartner

  • OXEA bewertet regelmäßig alle Lieferanten und Auftragnehmer, wobei auch Kriterien des Umwelt- und Gesundheitsschutzes und der Sicherheit einbezogen werden.
  • OXEA verpflichtet Fremdfirmen vertraglich (mindestens) auf Einhaltung der OXEA-Standards für Umwelt-, Gesundheitsschutz und Sicherheit. 
  • OXEA arbeitet in Fragen der Produktsicherheit eng mit allen Geschäftspartnern, wie
    z. B. Transportunternehmen, Lieferanten und Kunden zusammen, damit auch sie den hier formulierten Anforderungen gerecht warden.

Wir schützen das Eigentum und die Vermögenswerte von OXEA, darunter auch Endprodukte, Rohmaterialien, Arbeitsmaterialien, Einrichtungen, geistiges Eigentum und betriebsinterne Informationen. Dies bedeutet, dass wir sorgfältig mit dem Eigentum des Unternehmens umgehen und dieses nur für Unternehmenszwecke nutzen. Wir verwenden Unternehmenseigentum niemals in der Weise, dass dies OXEA schaden oder gefährden könnte oder wir persönlichen Gewinn oder Vorteile daraus ziehen.

Computersysteme/E-Mail/Internet
Wir verwenden die Computer und Telekommunikationseinrichtungen des Unternehmens einschließlich Telefonsystem, E-Mail-System und Internetzugang nicht für Bewerbungen bei anderen Unternehmen oder zu anderen Zwecken, die zu Interessenskonflikten führen oder dem Geschäftsbetrieb von OXEA in irgendeiner Weise stören könnten. Wenn wir die Computer- und Telekommunikationssysteme des Unternehmens ausnahmsweise für Zwecke der privaten Kommunikation nutzen, so beschränken wir den privaten Gebrauch auf ein Minimum und nutzen die Systeme niemals zu politischen Zwecken oder solchen, die Andere belästigen, rassistischen oder religiösen Hass schüren oder gewalttätige bzw. andere kriminelle Handlungen hervorrufen könnten oder die den allgemein anerkannten ethischen Grundsätzen unserer Gesellschaft entgegenstehen.

Geistiges Eigentum
OXEA respektiert das geistige Eigentum anderer, insbesondere Patente. Weder OXEA noch ihre Mitarbeiter kopieren Computersoftwareprogramme oder machen sonst nicht autorisierten Gebrauch davon, wenn dies die Verletzung von Urheberrechten oder Lizenzvereinbarungen bedeuten würde.

Betriebsinterne Informationen
Wir verpflichten uns, alle betriebsinternen Informationen und Dokumente innerhalb unseres Verantwortungsbereichs zu schützen. Vertrauliche Informationen schließen alle nicht öffentlichen Informationen ein, durch deren Veröffentlichung OXEA ein Wettbewerbsnachteil oder ähnlicher Schaden entstehen würde. Wir stellen sicher, dass sämtliche vertraulichen Informationen, gleich ob sie in gedruckter oder digitaler Form vorliegen, an einem geeigneten sicheren Platz aufbewahrt werden und nicht von Unbefugten eingesehen werden können. Vertrauliche Informationen über das Unternehmen nutzen wir ausschließlich zu Geschäftszwecken. Wir offenbaren vertrauliche Informationen Dritten grundsätzlich erst nach Abschluss einer Geheimhaltungsvereinbarung. Wir beachten die Richtlinie „Informationssicherheit“.

Datenschutz
Unternehmenseigene Daten und IT-Systeme enthalten Informationen über unsere Mitarbeiter, Kunden und andere Personen. In vielen Ländern existieren Datenschutzgesetze, die personenbezogene Informationen schützen und ihre Weitergabe, Verarbeitung oder Speicherung beschränken. Als Unternehmen, das sich dem Schutz seiner Kunden, Mitarbeiter und anderer Personen verpflichtet fühlt, beachtet OXEA, alle einschlägigen Datenschutzgesetze. Falls Zweifel bestehen, ob eine Information weitergegeben, verarbeitet oder gespeichert werden darf, konsultieren wir den Datenschutzbeauftragten. Die Einrichtung oder Aktualisierung von elektronischen Verfahren in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden oder die Weitergabe von solchen Daten an Dritte ist grundsätzlich mit dem Datenschutzbeauftragten abzustimmen.

Wir achten auf sorgfältige Buchhaltung und sorgen dafür, dass Finanzinformationen innerhalb des Unternehmens oder bei der Veröffentlichung stets korrekt und im Einklang mit den geltenden Rechnungslegungsvorschriften und der Richtlinie „Bilanzierung“ wiedergegeben werden.

Ordnungsgemäße und korrekte Buchführung, die geschäftliche Transaktionen und die Eigentumsverhältnisse des Unternehmens richtig reflektiert, ist für die geschäftlichen Entscheidungsprozesse und für das Einhalten von rechtlichen Vorschriften von hoher Bedeutung. Wir schaffen Transparenz, indem wir Finanzinformationen klar, präzise und verständlich darlegen.

Aus diesem Grund

  • müssen alle Zahlungen und Transaktionen in Übereinstimmung mit unserer Genehmigungsmatrix autorisiert sein und erfordern eine vollständige und zeitnahe Buchung unter Beachtung sämtlicher vom Gesetzgeber erlassenen Rechnungslegungsvorschriften,
  • richten wir keine Kassen oder Konten ein, die nicht in den Büchern verzeichnet sind und transferieren keine unternehmenseigene Gelder auf persönliche oder unternehmensfremde Konten, 
  • nehmen wir wissentlich keine falschen und nicht mit den gesetzlichen Anforderungen, allgemein anerkannten Rechnungslegungsstandards und internen Regelungen im Einklang befindlichen Buchungen in den Büchern des Unternehmens vor,
  • vergleichen wir Aufstellungen über unternehmenseigene Vermögensgegenstände regelmäßig mit den tatsächlichen Gegebenheiten und melden Verluste unverzüglich.

Einige unternehmenseigene Dokumente, ob in Papier- oder elektronischer Form (einschließlich Emails), müssen zu Beweiszwecken über eine bestimmte Zeitspanne aufbewahrt werden; andere dagegen sind aus datenschutzrechtlichen Gründen nach einer bestimmten Zeit zu vernichten.

Wer im Rahmen einer behördlichen Befragung oder eines Ermittlungsverfahrens Aufzeichnungen, die dafür relevant sind, verändert oder vernichtet, macht sich strafbar.

Aus diesen Gründen 

  • lagern oder vernichten wir unternehmenseigene Dokumente grundsätzlich nur gemäß den geltenden Gesetzen und internen Regeln,
  • verändern oder vernichten wir keine unternehmenseigene Unterlagen, die im Rahmen eines behördlichen oder gerichtlichen Verfahrens angefordert werden, bis der Vorgang abgeschlossen ist.

Korruption
Im Umgang mit Geschäftspartnern (Kunden, Lieferanten, Dienstleistern, etc.) und staatlichen Institutionen werden die Interessen des Unternehmens und die privaten Interessen von Mitarbeitern auf beiden Seiten strikt voneinander getrennt. Handlungen und (Kauf-)Entschei-dungen erfolgen frei von sachfremden Erwägungen und persönlichen Interessen. Korruptes Verhalten führt für die beteiligten Personen häufig zu sehr schweren Sanktionen wie etwa

  • Freiheits- und Geldstrafen,
  • persönlicher Schadensersatzverpflichtungen und/oder
  • arbeitsrechtliche Folgen.

Beteiligten Unternehmen drohen im Fall korrupten Verhaltens ihrer Mitarbeiter schwere wirtschaftliche Nachteile wie etwa eine Vermögensabschöpfung, Schadensersatzverpflichtungen oder eine Sperre hinsichtlich der Vergabe öffentlicher oder privatwirtschaftlicher Aufträge.

OXEA positioniert sich klar gegen korruptes Verhalten und duldet dieses nicht.

Das jeweils geltende Korruptionsstrafrecht ist strengstens einzuhalten. Unter anderem ist Folgendes zu beachten:


Straftaten im Zusammenhang mit Amtsträgern
Die Gewährung persönlicher Vorteile (insbesondere geldwerter Art wie Zahlungen und Sachleistungen) durch Mitarbeiter an Amtsträger (wie etwa Beamte oder Mitarbeiter im öffentlichen Dienst – im Ausland gegebenenfalls auch Politiker, Parteivertreter, etc.) mit dem Ziel, direkte oder indirekte Vorteile für das Unternehmen, sich selbst oder Dritte zu erlangen, ist verboten. In Bezug auf Amtsträger ist besondere Vorsicht zu wahren, da der Eindruck einer unzulässigen Vorteilsgewährung bereits bei Zuwendungen von geringem Wert entstehen kann. Dabei ist es ohne Belang, ob die Zuwendung für eine pflichtwidrige Handlung des Amtsträgers oder für eine pflichtgemäße vorgenommen wird. Auch macht es keinen Unterschied, ob die Zuwendung zeitlich vor oder nach dem jeweilig gewünschten Verhalten des Amtsträgers erfolgt.

Straftaten im Geschäftsverkehr
Mitarbeiter dürfen im Geschäftsverkehr keine Geschenke, Zahlungen, Einladungen oder Dienstleistungen anbieten, versprechen, fordern, gewähren oder annehmen, die mit der Absicht gewährt werden, eine Geschäftsbeziehung in unzulässiger Weise zu beeinflussen oder bei denen die Gefahr besteht, die professionelle Unabhängigkeit des Geschäftspartners zu gefährden. Dies ist nicht der Fall bei Geschenken und Einladungen, die sich in einem sozialadäquaten Umfang bewegen. Wann und im welchem Umfang derartige Leistungen gewährt oder angenommen werden dürfen, ist vorstehend unter „Interessenkonflikte“ geregelt.

Verhalten gegenüber Vertragspartnern
OXEA hat es sich zur Aufgabe gemacht, einen fairen und lauteren Wettbewerb zu fördern und Interessenkonflikte zu vermeiden. Bestechung und Korruption oder ein entsprechender Verdacht können im Zusammenhang mit Leistungen von Dritten an OXEA und die Tochtergesellschaften auftreten. Hierdurch kann dem Unternehmen ein großer Schaden entstehen. Daher sollen nicht bloß die Mitarbeiter des Unternehmens, sondern auch Vertragspartner wie Lieferanten, Handelsvertreter, Distributoren, Vertragshändler, Vermittler oder sonstige Dienstleister in die Korruptionsprävention einbezogen werden. OXEA ist dabei bestrebt, lediglich mit solchen Geschäftspartnern vertragliche Beziehungen einzugehen, die sich ebenfalls zu einem fairen und lauteren Wettbewerb bekennen.

Kartellrecht
OXEA hält sich an die Regeln des freien Wettbewerbs und verpflichtet sich, Verträge mit Geschäftspartnern fair und entsprechend geltendem Recht zu gestalten.

In vielen Ländern existieren Gesetze zum Verbot von Wettbewerbsbeschränkungen. Wir verpflichten uns, alle für das Unternehmen einschlägigen Gesetze zur Aufrechterhaltung des unbeeinträchtigten Wettbewerbs einzuhalten.

Verstöße gegen geltende Gesetze können schwerwiegende Folgen für das Unternehmen und seine Mitarbeiter haben. Unternehmen und Einzelpersonen, die gegen Kartellrecht verstoßen, müssen mit hohen Strafen bis hin zur Freiheitsstrafe rechnen. Darüber hinaus kann das Unternehmen zur Zahlung von Schadensersatz verurteilt und von Geschäften ausgeschlossen werden.

Verhalten gegenüber Wettbewerbern
Bei der Teilnahme an einem Treffen mit Wettbewerbern (z. B. bei Veranstaltungen eines Wirtschaftsverbands), konsultieren wir im Zweifelsfall so früh wie möglich die Rechtsabteilung. Versuche von Wettbewerbern, Preise oder Verkaufsbedingungen abzusprechen bzw. Märkte, Regionen oder Kunden aufzuteilen oder Dritte zu boykottieren, sind illegal und streng verboten.
Um auch nur den Verdacht solcher Aktivitäten zu vermeiden, lehnen wir es ab, mit unseren Wettbewerbern über wettbewerbsrelevante Themen zu sprechen oder Informationen auszutauschen über:

  • Verträge anderer Kunden (Mengen, Preise, Preisnachlässe, Zahlungskonditionen)
  • Marketingstrategien (Preise, Absatzplan, Allokation, Werbeaufwendungen)
  • Anlagenauslastung
  • Finanzkennzahlen (Umsatz, Margen, Ergebnis)
  • Einkaufsstrategien (Lieferantenauswahl, Einkaufspreise und Bedingungen)
  • Bietungsverfahren (einschließlich der eigenen Absicht, für einen bestimmten Vertrag oder ein Programm zu bieten oder nicht zu bieten).

Eine geplante Kooperation mit anderen Unternehmen in den Bereichen Forschung und Entwicklung, Einkauf oder Produktion stimmen wir frühzeitig mit der Rechtsabteilung ab.

Beziehungen zu Kunden und Lieferanten
Die Beziehung des Unternehmens zu seinen Kunden und Lieferanten unterliegt einer Reihe von wettbewerbsrechtlichen Bestimmungen. Insbesondere die folgenden Regelungen dürfen ohne vorherige Abstimmung mit der Rechtsabteilung nicht verwendet werden:

  • Wiederverkaufsbeschränkungen: Vereinbarungen zwischen Verkäufern und Kunden über den Preis, zu dem ein Kunde das Produkt weiterverkauft, sind grundsätzlich verboten.
    Für Beschränkungen beim Weiterverkauf, die den Preis nicht betreffen – z. B. Kunden- oder Gebietsbeschränkungen – müssen vernünftige, nachvollziehbare Gründe vorliegen. Auch dürfen sie dem Grundsatz des freien Wettbewerbs nicht widersprechen.
  • Exklusivitätsvereinbarungen: Vereinbarungen, die einen Kunden beim Kauf eines bestimmten Produkts an einen einzigen Lieferanten binden oder umgekehrt den Lieferanten an einen einzigen Kunden binden, können gesetzeswidrig sein. 
  • Kopplungsgeschäfte: Abschlüsse, in deren Rahmen ein Verkäufer einen Kunden zum Kauf eines Produktes verpflichtet, das dieser nicht zu kaufen beabsichtigt, indem er es zur Bedingung für die Lizenz, Leihgabe oder den Verkauf eines anderen Produktes macht, welches der Kunde unabhängig davon zu erwerben wünscht, sind in der Regel gesetzeswidrig.
  • Meistbegünstigungs- oder „Meet-or-Release“ Klauseln.

Als international tätiges Unternehmen nimmt OXEA in erheblichem Umfang am Außenwirtschaftsverkehr teil. In diesem Zusammenhang unterliegt unser Handeln einer Vielzahl von Vorschriften, insbesondere in den Bereichen Zoll, Exportkontrolle, Präferenzrecht, Steuern und Transport. Wir halten uns an alle einschlägigen internationalen Vereinbarungen und nationale Gesetze und Regeln zur Kontrolle internationaler Handels- und Finanzgeschäfte.

Verstöße gegen diese Gesetze und Vorschriften können schwerwiegende straf- und zivil-rechtliche Folgen nach sich ziehen, zum Verlust von Gütern und zur Beschränkung der Handlungsfreiheit im Im- und Export führen. Bei allen Transaktionen, bei denen diese Gesetze zur Anwendung kommen könnten, konsultieren wir den Exportkontrollbeauftragten.

Folgende Beschränkungen bei internationalen Handels- und Finanzgeschäften sind möglich:

Sanktionen, Restriktive Maßnahmen und Embargos
Als wirtschaftliche Zwangsmaßnahme – abgegrenzt zu militärischen Maßnahmen – werden Sanktionen als Reaktion auf Verletzungen von internationalem Recht, Verletzungen der Menschenrechte und Verstöße gegen Rechtsstaatlichkeit und demokratischen Prinzipien im Rahmen der gemeinsamen Außen- und Sicherheitspolitik der Europäischen Union und der Vereinigten Nationen gegenüber Drittländern, nichtstaatlichen Einheiten/Gesellschaften oder Individuen eingesetzt. In Abgrenzung zu diplomatischen Sanktionen, Sport- oder Kulturboykott, sind für uns Finanzsanktionen und Handelssanktionen für unterschiedliche Warengruppen relevant. Zu diesem Zweck kontrollieren wir unsere Produkte sowie das von uns ausgeführte technische Know-How bezüglich potentieller Verkaufsverbote oder Restriktionen. Ebenso prüfen wir alle unsere Geschäftspartner in einem Identitätsabgleich mit den relevanten internationalen Verbotslisten.

Beschränkungen beim Transfer von chemischen Stoffen und andere Exportkontrollen
Ob für eine geschäftliche Transaktion eine Erlaubnis eingeholt werden muss, hängt in der Regel von dem jeweiligen Produkt (oder dem ausgeführten technischen Know-How), seinem Zielort, der angestrebten Verwendung, dem Adressaten und dem Endnutzer ab.
Generell gilt, dass Verarbeitung, Verwendung und Verkauf von Chemikalien und den damit verbundenen technischen Angaben, die bei chemischen Waffen Verwendung finden könnten oder zur Herstellung illegaler Drogen dienen könnten, zahlreichen internationalen Abkommen und nationalen Exportkontrollen unterliegen. Wir verpflichten uns zur Einhaltung aller Vorschriften, Lizenzbestimmungen und anderer Richtlinien sowie aller internationalen Vereinbarungen über chemische Stoffe, chemische Waffen und andere Mehrzweckstoffe und waffentaugliche Materialien.

Der Verhaltenskodex unterliegt einer ständigen, mindestens einmal jährlich erfolgenden Überprüfung durch die Geschäftsführung.

OXEA informiert ihre Mitarbeiter über die Geltung und den Inhalt des Verhaltenskodexes. Von unseren Führungskräften wird erwartet, dass sie alle Mitarbeiter in geeigneter Form über diesen Verhaltenskodex unterrichten.

Der Verhaltenskodex steht den Mitarbeitern im Intranet zur Einsicht und als Print-Version zur Verfügung. Alle neuen Mitarbeiter erhalten den Verhaltenskodex bei Aufnahme ihrer Tätigkeit als Print-Version.

Für alle Fragen im Zusammenhang mit diesem Verhaltenskodex und für den Fall, dass ein Verstoß gegen den Verhaltenskodex gemeldet werden muss, stehen Ihnen die Mitglieder des Compliance Council zur Verfügung, insbesondere:

  • das für den betroffenen Unternehmensbereich verantwortliche Mitglied des Compliance Council,
  • der General Counsel
  • der Global Director Environmental, Health, Safety,
  • der Global Director Quality and Product Safety,
  • der Verantwortliche für die interne Revision.

Die Kontaktdaten der Mitglieder des Compliance Council finden Sie im Intranet. 

 

Daneben bietet OXEA ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, sich bei Fragen oder Meldung von Verstößen gegen diesen Verhaltenskodex an eine Compliance-Hotline unter der Email-Adresse oxea.compliance@wwwmailer.de sowie der Telefonnummer 00800/80050606 zu wenden. Die Meldung geht in diesem Fall bei der Anwaltskanzlei Schuster Berger Bahr Ahrens in Hamburg ein, der die Funktion zukommt, die Meldung aufzunehmen und anonymisiert an den General Counsel weiterzureichen.

Mitarbeiter, die in gutem Glauben den Verdacht eines Fehlverhaltens melden, haben keinerlei negative Folgen zu fürchten. Hierfür reicht es aus, dass der Mitarbeiter bei seiner Meldung überzeugt ist, dass seine Darstellung der Wahrheit entspricht.

Das Meldesystem darf nicht dazu verwendet werden, bewusst falsche Hinweise zu geben.